NOVEDADES

Microsoft Office Access 2007 incluye un eficaz conjunto de herramientas que ayudan a comenzar a realizar un seguimiento de la información, a elaborar informes basados en la misma y a compartirla con rapidez. Además, permiten crear rápidamente atractivas y funcionales aplicaciones de seguimiento mediante la personalización de una de las muchas plantillas predefinidas, la conversión de una base de datos existente o la creación de una nueva, y todo ello sin necesidad de contar con amplios conocimientos sobre bases de datos. Gracias a Office Access 2007, resulta sencillo adaptar aplicaciones e informes de base de datos a las cambiantes necesidades empresariales. La compatibilidad mejorada con Windows SharePoint Services 3.0 en Office Access 2007 ayuda a compartir, administrar, realizar auditorías y copias de seguridad de los datos.

PARA TENER UN MEJOR ACCESO...

Office Access 2007 incluye plantillas que permiten crear bases de datos, tablas y campos con facilidad. Además, cuenta con nuevas vistas y herramientas de diseño para ayudar a crear nuevos objetos de base de datos y trabajar con los datos.

Plantillas de bases de datos para crear aplicaciones completas

Office Access 2007 incluye un conjunto de plantillas de bases de datos de diseño profesional para el seguimiento de los contactos, las tareas, los eventos, los estudiantes y los activos, entre otros tipos de datos. Se pueden utilizar tal cual o mejorarse y perfeccionarse de modo que el seguimiento de la información se realice exactamente de la manera deseada por el usuario. Use la página Introducción a Microsoft Office Access, que aparece cada vez que se inicia Office Access 2007, y comience a crear su propia base de datos de inmediato al abrir una de las plantillas.

Cada plantilla es una aplicación de seguimiento completa que incluye tablas, formularios, informes, consultas, macros y relaciones predefinidos. Las plantillas se han diseñado de modo que se puedan usar inmediatamente. Si el diseño de la plantilla se ajusta a sus necesidades, podrá usarla tal cual. De lo contrario, podrá usarla para crear más rápidamente la base de datos que se ajuste a sus necesidades específicas.

Además de las plantillas incluidas en Office Access 2007, es posible conectarse a Microsoft Office Online y descargar más.

Plantillas de campos y tablas

¿Dedica mucho tiempo al diseño de campos? En lugar de ello, use las nuevas plantillas de campos, que son campos predefinidos, cada uno con un nombre, un tipo de datos, una longitud y unas propiedades preestablecidas. Puede arrastrar los campos que necesite directamente desde el panel Plantillas de campos a una hoja de datos. Las plantillas de campos están basadas en archivos de definición de esquema XML (.xsd), así que es posible establecer definiciones estándar propias para emplearlas en un departamento o un grupo de trabajo.

Además, Office Access 2007 incluye plantillas de tablas para las tablas que se suelen utilizar con frecuencia en las bases de datos. Por ejemplo, puede usar la plantilla de tabla Contactos para agregar una tabla Contactos a su base de datos. La tabla ya incluye campos utilizados con frecuencia, como Apellido, Nombre y Dirección. Las propiedades de los campos ya están establecidas, así que se puede comenzar a usar la tabla de inmediato. Hay otras plantillas de tablas disponibles: Tareas, Problemas, Eventos y Activos, que incluyen campos especializados diseñados para el tipo de datos cuyo seguimiento se desea realizar y que se desea almacenar.

Vista Hoja de datos mejorada

A partir de ahora, crear tablas le resultará más fácil: basta con hacer clic en Tabla en la ficha Crear y empezar a escribir los datos. Office Access 2007 determina automáticamente el mejor tipo de datos para cada campo, por lo que se puede comenzar a trabajar enseguida. La columna Agregar nuevo campo muestra exactamente dónde agregar un nuevo campo, y si necesita modificar el tipo de datos o el formato de visualización de un campo nuevo o existente, resulta sencillo hacerlo gracias a los comandos de la cinta de opciones, que forma parte de la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent. También es posible pegar datos de tablas de Microsoft Office Excel en una nueva hoja de datos: Office Access 2007 crea todos los campos y reconoce los tipos de datos automáticamente.

 Columna Agregar nuevo campo

Imagine que necesita agregar un campo existente en otra tabla a la suya. Simplemente arrastre el campo desde el panel Lista de campos a la hoja de datos. Access crea de forma automática cualquier relación necesaria o le guía a lo largo del proceso.

La nueva vista Presentación contribuye a acelerar el diseño de formularios e informes

Use la vista Presentación para realizar modificaciones de diseño mientras ve los datos de un formulario o informe.

Por ejemplo, puede agregar un campo a la cuadrícula de diseño si lo arrastra desde el panel Lista de campos o modificar las propiedades mediante la hoja de propiedades. La vista Presentación es compatible con el nuevo formato apilado y el nuevo formato de tabla: grupos de controles que se pueden mover y cambiar de tamaño como una unidad, de modo que se pueden reorganizar fácilmente los campos, columnas, filas o diseños completos. Asimismo, en la vista Presentación se puede quitar un campo o agregar formato fácilmente. La vista Diseño sigue estando disponible para los trabajos más detallados y su compatibilidad con los formatos apilado y de tabla también se ha mejorado.
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Interfaz de usuario orientada a los resultados

La nueva interfaz de usuario orientada a los resultados: Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent  , facilita el trabajo en Office Access 2007. Los comandos y las características que solían estar escondidos en complejos menús y barras de herramientas ahora son más fáciles de encontrar en fichas orientadas a las tareas que contienen grupos lógicos de comandos y características. Muchos cuadros de diálogo se han sustituido por galerías que muestran las opciones disponibles; además, se ofrece información sobre herramientas o vistas previas de ejemplo a fin de ayudar a seleccionar la opción adecuada. No importa la actividad que esté realizando en la nueva interfaz de usuario, ya sea elaborar un informe o escribir datos,  Access presenta las herramientas más útiles para realizar esa tarea correctamente.
Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent    La nueva interfaz Interfaz de usuario de Office Fluent incluye un área estándar que se denomina cinta de opciones y que contiene grupos de comandos organizados por característica y funcionalidad. La cinta de opciones sustituye a las capas de menús y barras de herramientas de las versiones anteriores de Access.

Use la cinta de opciones de Office Fluent para buscar grupos de comandos relacionados con mayor rapidez. Por ejemplo, si necesita crear un formulario o informe, use uno de los comandos de la ficha Crear. El nuevo diseño facilita la búsqueda de los comandos necesarios y permite descubrir características que de otra forma pasarían inadvertidas. Los comandos están situados más cerca de la superficie, lo que significa que no es necesario buscarlos en menús ni memorizar su ubicación.
Las principales características de Interfaz de usuario de Office Fluent incluyen:

• Fichas de comandos: fichas que muestran comandos que se suelen utilizar en combinación, de modo que se encuentren los comandos necesarios cuando se necesitan.
• Fichas de comandos contextuales: fichas de comandos que aparecen según el contexto, es decir, según el objeto con el que se esté trabajando o la tarea que se esté llevando a cabo. Una ficha de comandos contextuales contiene los comandos que se aplicarían con mayor probabilidad a lo que se esté haciendo.
• Galerías: nuevos controles que muestran una vista previa de un estilo u opción para ver los resultados antes de realizar una selección. Las galerías se utilizan en la interfaz de 2007 Microsoft Office System.
• Barra de herramientas de acceso rápido: una sola barra de herramientas estándar que aparece en la cinta de opciones y que permite el acceso instantáneo con un solo clic a los comandos más utilizados, como Guardar y Deshacer.

Página Introducción a Microsoft Office Access    Esta página ofrece acceso inmediato a una biblioteca de plantillas de bases de datos de diseño profesional, además de bases de datos que se hayan abierto recientemente y (si se está conectado a Internet) vínculos a artículos populares de Office Online.

Panel de exploración    este panel muestra todos los objetos de la base de datos abierta en ese momento y facilita el acceso a los mismos. Use el panel de exploración para organizar los objetos por tipo, fecha de creación, fecha de modificación, tabla relacionada (según las dependencias) o en grupos personalizados que cree. ¿Necesita más espacio para trabajar en el diseño de un formulario? Puede contraer el panel de exploración con facilidad de modo que ocupe poco espacio pero siga estando disponible. El panel de exploración sustituye a la ventana Base de datos que se utilizaba en versiones de Access anteriores a Access 2007.

Objetos con fichas    Las tablas, consultas, formularios, informes y macros aparecen como objetos con fichas en la ventana de Access.

Al hacer clic en las fichas de los objetos, es posible pasar con facilidad de uno a otro.
Barra de estado    Barra situada en la parte inferior de la ventana que muestra información de estado e incluye botones para cambiar de vista.
Minibarra de herramientas    Elemento, similar a una barra de herramientas, que aparece en formato transparente sobre el texto seleccionado para facilitar la aplicación de formato, como negrita o cursiva, o cambiar la fuente.
Ventana Ayuda    A diferencia de versiones anteriores de Access, Office Access 2007 ofrece un acceso simplificado al contenido de la Ayuda de Access y de Referencia del programador desde la misma ventana Ayuda. Por ejemplo, eso posibilita modificar el ámbito de una búsqueda al contenido de Referencia del programador únicamente. Independientemente de la configuración de la ventana Ayuda, todo el contenido de la Ayuda de Access y de Referencia del programador está siempre disponible en Office Online.

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Herramientas de creación de objetos más eficaces

Office Access 2007 proporciona un entorno intuitivo para la creación de formularios e informes que permite crear formularios e informes que muestran información ordenada, filtrada y agrupada con rapidez.

Ficha Crear

Use la ficha Crear para crear nuevos formularios, informes, tablas, listas de Windows SharePoint Services, consultas, macros y módulos con rapidez. Si ha seleccionado una tabla o consulta en el panel de exploración, puede crear un nuevo formulario o informe basado en ese objeto con un solo clic mediante el comando Formulario o Informe. Los nuevos formularios e informes creados mediante este proceso de un solo clic tienen un aspecto más atractivo y resultan de utilidad de inmediato, dado que su diseño ha sido actualizado. Los formularios e informes generados automáticamente tienen un diseño profesional con encabezados que incluyen un logotipo y un título. Además, un informe generado automáticamente también incluye información de fecha y hora así como pies de página informativos y totales.

Comprobará que los objetos creados con la nueva característica de creación rápida le harán avanzar más con menos esfuerzo.

Nuevas vistas: Informe y Presentación

Estas dos nuevas vistas permiten trabajar de manera interactiva con formularios e informes. Mediante la vista Informe, puede explorar una representación precisa de su informe sin tener que imprimirlo o visualizarlo en Vista preliminar. Si desea centrarse en determinados registros, use la característica de filtro o una operación de búsqueda para buscar el texto coincidente. Puede usar el comando Copiar para copiar texto en el Portapapeles, o puede hacer clic en los hipervínculos activos que se muestran en el informe para abrir un vínculo en el explorador.
La vista Informe permite explorar y la vista Presentación permite realizar cambios de diseño mientras se explora. Puede utilizar la vista Presentación para realizar muchas modificaciones de diseño comunes mientras ve datos en un formulario o informe. Por ejemplo, se puede agregar un campo arrastrando su nombre desde el nuevo panel Lista de campos o cambiar las propiedades en la hoja de propiedades. La vista Presentación es compatible con el nuevo formato apilado y el nuevo formato de tabla: grupos de controles que se manipulan como un solo control de modo que se pueden reorganizar fácilmente los campos, columnas, filas o diseños completos. Asimismo, se puede quitar un campo o agregar formato fácilmente en la vista Presentación. La vista Diseño sigue estando disponible para los trabajos más detallados y su compatibilidad con los diseños también se ha mejorado.

Operaciones de agrupación y ordenación simplificadas en los informes

Office Access 2007 ofrece una forma mejor y más accesible de agrupar y ordenar en los informes así como de sumar los totales. La nueva interfaz de usuario es más fácil de explorar y comprender y, cuando se usa con la nueva vista Presentación, se ve instantáneamente qué efecto tienen los cambios.

Imagine que necesita ver el total de ventas por región en un informe. Use la vista Presentación y el nuevo panel Agrupación, orden y total para agregar un nivel de grupo, solicitar un total y ver los cambios realizados. Con la nueva fila Total es fácil agregar una suma, un promedio, una cuenta, un máximo o un mínimo a los pies o encabezados de los informes. Los totales simples ya no requieren la creación manual de un campo calculado. A partir de ahora, basta con elegir y hacer clic.

Nuevos diseños de controles para ayudar a crear formularios e informes de aspecto profesional

Los formularios e informes contienen a menudo información tabular, como una columna que contiene nombres de cliente o una fila que contiene todos los campos de un cliente. Se puede usar Office Access 2007 para agrupar estos controles en un diseño que se pueda manipular fácilmente como si fuese una unidad, inclusive la etiqueta.

Dado que se pueden seleccionar controles de secciones diferentes, como la etiqueta en el encabezado o pie de sección, la flexibilidad es considerable. Se pueden realizar fácilmente las siguientes acciones:

• Mover o cambiar el tamaño de un diseño. Por ejemplo, mover una columna a la izquierda o a la derecha.
• Aplicar formato a un diseño. Por ejemplo, aplicar negrita a una columna de nombres de cliente para que resalte.
• Agregar una columna o un campo de columna a un diseño.
• Eliminar una columna o un campo de columna de un diseño.

Los formatos se guardan junto con el diseño, por lo que permanecen disponibles.

Nuevos formularios divididos para examinar los datos rápidamente

Use el nuevo formulario dividido para crear un formulario que combine una vista Hoja de datos y una vista Formulario. Puede establecer una propiedad para indicar a Access que coloque la hoja de datos en la parte superior, la parte inferior, a la izquierda o a la derecha.

Macros incrustadas en formularios e informes

Use las nuevas macros incrustadas de confianza para evitar tener que escribir código. Una macro incrustada está almacenada en una propiedad y forma parte del objeto al que pertenece. Puede modificar su diseño sin tener que preocuparse del resto de controles que la utilicen: cada macro incrustada es independiente. Las macros incrustadas son de confianza porque no pueden llevar a cabo determinadas operaciones posiblemente inseguras.

FORMATOS

Formato de archivo	Extensión
Proyecto Access protegido	.ade
Proyecto Access	.adp
Plantilla de proyecto Access	.adn
Base de datos Access (2007)	.accdb
Base de datos Access Runtime (2007)	.accdr
Plantilla de Base de datos Access virgen (2007)	.accdt
Base de datos Access (2003 y anterior)	.mdb
Base de datos Access, used for addins (2,95,97), previously used for workgroups (2).	.mda
Plantilla de Base de datos Access (2003 y anterior)	.mdn
Access Add-in Data (2003 y anterior)	.mdt
Access Workgroup, database for user-level security.	.mdw
Access (SQL Server) detached database (2000)	.mdf
Protected Access Database, with compiled VBA (2003 y anterior)	.mde
Protected Access Database, with compiled VBA (2007)	.accde
Windows Shortcut: Access Macro	.mam
Windows Shortcut: Access Query	.maq
Windows Shortcut: Access Report	.mar
Windows Shortcut: Access Table	.mat
Windows Shortcut: Access Form	.maf

 

¿ QUE ES ACCESS 2007?

Microsoft Access es un sistema de gestor de base de datos relacionales para Windows. Es decir, un software que funciona bajo Windows y aprovechando las características y ventajas de dicho entorno gráfico, tiene por objeto la gestión de datos estructurados, con el fin de procesar y proporcionar la información precisa a los distintos usuarios del sistema. Por ejemplo, si su empresa se dedica a la venta de artículos de alimentación, con Access usted podrá organizar toda la información relativa a artículos, clientes, proveedores, facturas a cobrar y a pagar, datos de contabilidad, datos fiscales, control de stocks, etc. Una vez que usted organice e incorpore toda la información a una base de datos Access, podrá operar cómodamente para conocer en todo momento el estado de su negocio al instante y sin errores.
Access le proporciona herramientas que le permitirán hacer consultas para obtener exactamente la información deseada y en el formato que desea, bien sea un informe simple, o una tabla con apartados e información agrupada o clasificada por distintos conceptos. Usted sólo tendrá que mantener al día la base de datos incorporando las nuevas informaciones al sistema, por ejemplo cada vez que se efectúa un pedido, o cada vez que un cliente paga una cuenta pendiente. Y todo ello dentro del entorno gráfico de Microsoft Windows, que usted ya conoce y con el que se encuentra familiarizado.

HISTORIA

Access nace en 1992 como la primera base de datos relacional "de escritorio" diseñada para el ambiente Windows. A través de sucesivas versiones, se han ido introduciendo nuevas tecnologías y mejoras que han cambiado la manera tradicional en que los usuarios entendían y utilizaban las bases de datos. Access fué la primera base de datos que incorpora la automatización OLE, que permite a los usuarios compartir información entre diferentes aplicaciones.


Con Office 95, Microsoft Access 95 se convirtió en parte de Microsoft Office Professional Suite junto con Microsoft Excel, Word y PowerPoint y la transformación de Access Basic a Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Desde entonces, ha habido liberaciones de Microsoft Access con cada versión de Office. Esto incluye el Access 97 (versión 8.0), Access 2000 (versión 9.0), Access 2002 (versión 10.0), Access 2003 (versión 11.0) y Access 2007 (versión 12.0). El formato de base de datos nativa de Access (la base de datos Jet MDB) también ha evolucionado a lo largo de los años. Incluyen los formatos de acceso 1.0, 1.1, 2.0, 95, 97, 2000, y 2002-2007. La más significativa fue la transición de Access 97 a Access 2000, formato que no era compatible antes, y Access 2000 requirió el nuevo formato. Desde Access 2000, todas las nuevas versiones de Access soportan este formato. Se añadieron nuevas características a Access 2002, que pudieron ser usadas por Access 2002, 2003 y 2007.

En Access 2007, un nuevo formato de base de datos se introdujo: ACCDB. El ACCDB soporta los tipos de datos más complejos, como archivos adjuntos y campos con múltiples valores. Estos nuevos tipos de campos son esencialmente de registros y permitir el almacenamiento de múltiples valores en un campo.

Antes del lanzamiento de Access, el mercado de base de datos de escritorio estaba dominado por Borland con sus programas Paradox y dBase, y FoxPro. Microsoft Access fue el primer programa en masa de base de datos para Windows. Con la compra de FoxPro y la incorporación de sus rutinas de optimización Rushmore dentro de Access, Microsoft Access se convirtió rápidamente en la principal base de datos para Windows de manera efectiva eliminando la competencia que no daba transición en el mundo MS-DOS.

Su nombre código fue Cirrus, el motor se llamó Ruby. Esto fue antes de Visual Basic, Bill Gates los llamo así y decidió que el lenguaje BÁSIC debía ser co-desarrollado como una aplicación ampliable, un proyecto denominado Thunder. Como los motores eran incompatibles entre si, estos proyectos fueron desarrollados por separado, sin embargo, estos se fusionaron de nuevo después de VBA.

Access también fue el nombre de un programa de comunicaciones de Microsoft, destinado a competir con Procomm y otros programas. Esto resultó ser un fracaso y se abandonó. Años más tarde, Microsoft reutilizó el nombre para su software de bases de datos

Microsoft Office Access 2007 incluye un eficaz conjunto de herramientas que ayudan a comenzar a realizar un seguimiento de la información, a elaborar informes basados en la misma y a compartirla con rapidez. Además, permiten crear rápidamente atractivas y funcionales aplicaciones de seguimiento mediante la personalización de una de las muchas plantillas predefinidas, la conversión de una base de datos existente o la creación de una nueva, y todo ello sin necesidad de contar con amplios conocimientos sobre bases de datos. Gracias a Office Access 2007, resulta sencillo adaptar aplicaciones e informes de base de datos a las cambiantes necesidades empresariales. La compatibilidad mejorada con Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 en Office Access 2007 ayuda a compartir, administrar, realizar auditorías y copias de seguridad de los datos.
Formas más rápidas de comenzar
Office Access 2007 incluye plantillas que permiten crear bases de datos, tablas y campos con facilidad. Además, cuenta con nuevas vistas y herramientas de diseño para ayudar a crear nuevos objetos de base de datos y trabajar con los datos.
Plantillas de bases de datos para crear aplicaciones completas
Office Access 2007 incluye un conjunto de plantillas de bases de datos de diseño profesional para el seguimiento de los contactos, las tareas, los eventos, los estudiantes y los activos, entre otros tipos de datos. Se pueden utilizar tal cual o mejorarse y perfeccionarse de modo que el seguimiento de la información se realice exactamente de la manera deseada por el usuario. Use la página Introducción a Microsoft Office Access, que aparece cada vez que se inicia Office Access 2007, y comience a crear su propia base de datos de inmediato al abrir una de las plantillasVista Hoja de datos mejorada.
A partir de ahora, crear tablas le resultará más fácil: basta con hacer clic en Tabla en la ficha Crear y empezar a escribir los datos. Office Access 2007 determina automáticamente el mejor tipo de datos para cada campo, por lo que se puede comenzar a trabajar enseguida. La columna Agregar nuevo campo muestra exactamente dónde agregar un nuevo campo, y si necesita modificar el tipo de datos o el formato de visualización de un campo nuevo o existente, resulta sencillo hacerlo gracias a los comandos de la cinta de opciones, que forma parte de la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent. También es posible pegar datos de tablas de Microsoft Office Excel en una nueva hoja de datos: Office Access 2007 crea todos los campos y reconoce los tipos de datos automáticamente.Office Access 2007 proporciona un entorno intuitivo para la creación de formularios e informes que permite crear Herramientas mejoradas de ordenación y filtrado
Imagine que necesita buscar rápidamente un valor coincidente u ordenar una columna de datos. La nueva característica Autofiltro de Office Access 2007 mejora las ya eficaces funciones de filtrado y permite concentrarse en los datos importantes. Es fácil seleccionar entre los valores únicos de una columna, algo muy útil en situaciones en las que no se recuerda algún nombre, o bien ordenar los valores mediante opciones del menú contextual en un lenguaje sencillo, como Ordenar de más antiguo a más reciente u Ordenar de menor a mayor.formularios e informes que muestran información ordenada, filtrada y agrupada con rapidezSeguridad mejorada
Las características de seguridad mejoradas de Office Access 2007 y su eficaz interacción con Windows SharePoint Services ayudan a administrar de una forma más eficaz y permiten aumentar la seguridad de las aplicaciones de seguimiento de información. Al almacenar los datos de las aplicaciones de seguimiento en listas de Windows SharePoint Services, es posible realizar auditorías del historial de revisiones, recuperar información eliminada y establecer permisos de acceso a los datos.
Para ayudar a que Office Access 2007 sea una aplicación más segura y mantener la coherencia con los demás productos de versión Office 2007, Office Access 2007 incluye características de seguridad nuevas y mejoradas. Las decisiones de confianza unificadas están integradas con el Centro de confianza de Microsoft Office. Las ubicaciones de confianza permiten confiar en todas las bases de datos ubicadas en carpetas seguras. Se puede cargar una aplicación de Office Access 2007 con el código o las macros deshabilitados para ofrecer una experiencia más segura en modo de recinto de seguridad (es decir, los comandos no seguros no se pueden ejecutar). Las macros de confianza se ejecutan en modo de recinto de seguridad..

INTRODUCCION

Es un sistema de gestión de bases de datos relacionales para los sistemas operativos Microsoft Windows, que permite  crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica simple. Además, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información.